Matriz de Decisión de Eisenhower: Cómo diferenciar lo importante de lo urgente

Seguramente, en algún momento de tu vida te has planteado: ¿Esto que tengo que hacer es importante realmente? ¿Es urgente? ¿Ninguna de las dos? La gestión de las tareas exige poder responder a estas preguntas. Y, para hacerlo, lo mejor es contar con la Matriz de Decisión de Eisenhower.

Esto es especialmente cierto entre los emprendedores y los que tenemos un negocio propio, porque nos pasamos el día apagando fuegos… Y algunos no son útiles para nuestra estrategia a largo plazo.

Pero, en fin, no adelantemos acontecimiento. Vamos a verlo todo.

La diferencia entre importante y urgente

Amigo mío, es muy fácil confundir lo urgente con lo importante. Y es un grave error.

Para gestionar esta dicotomía entre lo importante y lo urgente, vamos a recurrir a la matriz de decisión de Eisenhower, Jefe de estado Mayor del Ejército de los Estados Unidos, Comandante Supremo Aliado de Europa y Presidente de los Estados Unidos.

O sea, que, de liderazgo y gestión de la situación, sabía un poco.

Para abordar este tema, hay que entender lo siguiente:

«Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es más urgente rara vez es importante«

Y, sí, puede sonar contraintuitivo, pero es necesario comprenderlo.

Urgente es un término que significa que una tarea necesita atención inmediata. Que no puede dejarse para después.

En cambio, las tareas importantes son aquellas que son esenciales para nuestros objetivos, valores y misión a largo plazo.

A veces, algunas tareas importantes pueden ser, también, urgentes, pero normalmente no lo son. Centrarnos en las tareas importantes nos ayuda a mantenernos tranquilos, racionales y abiertos a nuevas posibilidades, y podemos ser más receptivos ante lo que vaya pasando.

Esta distinción es intuitiva, pero la mayoría de la gente cae en la trampa de pensar que todas las actividades urgentes son igual de importantes.

Esta tendencia probablemente proviene de nuestra historia evolutiva: Nuestros antepasados se preocupaban más por las cuestiones a corto plazo que por las estrategias a largo plazo, porque, si no te cuidabas del peligro inmediato del león, te devoraban.

Esta mentalidad se ha visto reforzada por las tecnologías modernas, como las redes sociales, que proporcionan estímulos continuos e instantáneos las 24 horas del día.

Nuestra tecnología productora de estímulos trata toda la información con la misma urgencia, independientemente de su importancia: Una declaración de guerra es igual de urgente que lo que diga un tertuliano en un programa de cotilleo.

Vivimos en lo que algunos autores han llamado un «shock de presente«, un estado en el que “vivimos y respiramos en un ‘ahora’ siempre presente y constante, y perdemos el sentido de la narrativa, la dirección y el propósito a largo plazo”.

¿Te suena? Seguro que sí. Viviendo así, es normal perder de vista la diferencia entre lo importante y lo urgente.

Esta ceguera ante las prioridades tiene consecuencias personales y sociales. Sufrimos el agotamiento, el estancamiento y una incapacidad para resolver los problemas. Y esto sucede a nivel personal, pero también a nivel colectivo y social.

Pero, como bien sabes, para arreglar lo social y colectivo, antes tienes que arreglarte a ti mismo.

Así que vamos a seguir profundizando en la matriz de decisiones de Eisenhower para diferenciar lo importante de lo urgente.

De momento, recuerda:

• Urgente: Que requiere atención inmediata. Puede ser importante o puede no serlo.
• Importante: Que es fundamental para tus objetivos a largo plazo. Puede ser urgente o puede no serlo.

La matriz de decisiones de Eisenhower

La matriz de decisiones de Eisenhower fue popularizada por Stephen Covey en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

Covey desarrolló una matriz de decisión que ayuda a los individuos a distinguir entre las cosas importantes y las menos importantes, y entre lo que es urgente y lo que no lo es.

La matriz se compone de cuatro cuadrantes que se dividen en un cuadrado.

Están etiquetados de la siguiente manera:

1. Urgente e Importante
2. Importante, pero no Urgente
3. No importante, pero Urgente
4. No Importante y no Urgente

Te dejo aquí una imagen de la matriz para que lo veas con más claridad:

Vista la matriz, vamos a detallar cada cuadrante y vamos a ver a cuál debes dedicar la mayor parte de tu tiempo si quieres vivir la vida al máximo y cumplir tus objetivos.

Cuadrante 1: Tareas Urgentes e Importantes

Las tareas del cuadrante 1 son, al mismo tiempo, importantes y urgentes.

Son tareas urgentes que necesitan nuestra atención inmediata, pero que también nos ayudan a conseguir nuestros objetivos a largo plazo.

Aquí podemos encontrar, por ejemplo, los deadlines cercanos, las crisis reputacionales (o de cualquier otro tipo) y los problemas en los planes que nos deberían llevar a la consecución de nuestros objetivos.

Además, hay que decir que, por su naturaleza, las tareas de este cuadrante suelen generar ansiedad, nerviosismo y mal humor en las personas, por motivos obvios.

Estos son sólo algunos ejemplos de tareas urgentes e importantes:

• Entrevistas de trabajo
• Propuestas de negocio
• Fechas de entrega de trabajos
• Fechas de pago de impuestos
• Llevar a tu novia a urgencias porque le ha pasado algo

Por supuesto, todo esto depende de tus objetivos a largo plazo. Pero, en general, estos ejemplos son ejemplos de tareas urgentes e importantes al mismo tiempo.

Este cuadrante es el más importante, pero, por suerte, se puede resolver fácilmente con un poco de organización y planificación, porque, como dije, la mayoría de tareas de este cuadrante tienen que ver con crisis y con deadlines.

En lugar de esperar hasta el último momento para empezar un trabajo trimestral, lo que puede convertirlo en una tarea urgente, podrías planificar tu tiempo para hacer un poco cada día y tenerlo listo antes de que acabe el plazo de entrega.

Nunca eliminaremos todas las tareas urgentes e importantes. Sin embargo, podemos reducirlas significativamente si somos proactivos y pasamos más tiempo en el cuadrante 2.

Esto nos lleva a…

Cuadrante 2: Tareas Importantes, pero no Urgentes

Las tareas del cuadrante 2 son actividades que no tienen una fecha límite y no requieren una atención inmediata, pero que te ayudan a alcanzar tus objetivos a largo plazo, así como tu misión general como hombre.

Las tareas del cuadrante 2 se centran en el fortalecimiento de las relaciones, la planificación del futuro y la mejora de uno mismo.

Estos son sólo algunos ejemplos de tareas importantes, pero no urgentes:

• Planificación semanal
• Planificación a largo plazo
• Hacer ejercicio y ponerte fit
• Trabajar tus relaciones con tu pareja, tu familia y tus amigos
• Leer buenos libros (generalmente, libros viejos)
• Escribir un diario
• Tomar clases para conseguir alguna habilidad
• Estudiar
• Meditar
• Trabajar
• Mantenimiento del coche y del hogar
• Crear un plan financiero de ahorro e inversión

Covey dice que deberíamos intentar dedicar la mayor parte de nuestro tiempo a las actividades de este segundo cuadrante, ya que nos proporcionan una felicidad, una satisfacción y un éxito duraderos.

Además, si no dedicas tiempo a este cuadrante, es probable que muchas de las tareas que hay en él acaben pasando al cuadrante primero.

Por ejemplo, estudiar está en el Cuadrante 2, pero, si no estudias, llegará el día del examen y tendrás la tarea en el Cuadrante 1.

Y, recuerda: Mientras que el Cuadrante 2 aporta satisfacción, el Cuadrante 1 genera ansiedad.

Sin embargo, si fuera tan simple y fácil, todo el mundo se centraría en el Cuadrante 2 de forma natural. La realidad es que hay dos obstáculos clave que nos impiden dedicar suficiente energía y tiempo a las actividades del Cuadrante 2:

• No conoces tus verdaderas prioridades: No puedes dedicar tiempo a las cosas importantes de tu vida si no sabes cuáles son las cosas importantes de tu vida. Obvio, ¿no? Cuando eso sucede, te agarras a los estímulos y tareas más urgentes, para tener la falsa sensación de estar haciendo algo. Si este es tu problema, deberías leer nuestro artículo sobre cómo diseñar un plan de vida.
• Predisposición al presente: Como hemos comentado, nuestra tendencia es centrarnos en los asuntos más urgentes del momento. Este es nuestro modo por defecto, tal y como nos enseñan el Jinete y el Elefante de Jonathan Haidt. Cuando no hay una fecha límite, es difícil estar motivado para hacer algo, incluso aunque sepamos que es importante. Salir de esta predisposición por defecto requiere fuerza de voluntad y autodisciplina. Son cualidades que hay que desarrollar y expresar activamente.

Las actividades de Cuadrante 2 no requieren nuestra atención inmediata, así que tendemos a dejarlas para el futuro. Nos decimos a nosotros mismos que podremos ocuparnos de esas cosas «algún día» después de ocuparnos de las cosas urgentes, incluso aunque dichas cosas urgentes sean poco o nada importantes.

Esto, como ves, perpetúa el ciclo de centrarse únicamente en las tareas más urgentes, porque, al centrarnos en cosas urgentes, pero poco importantes, dejamos que las importantes no urgentes pasen a ser importantes y urgentes. ¡Y ya la tenemos liada!

Además, es un error pensar que “ya me pondré con lo importante cuando mi agenda esté despejada”. ¡Nunca va a estar despejada! Siempre vas a tener tareas de mierda que son urgentes. Tareas que no tienes por qué hacer porque no son importantes.

Sin embargo, por los dos puntos mencionados antes, puedes tener la tentación de hacer esas cosas urgentes e inútiles antes que las realmente importantes.

Por ello tienes que diseñar un plan de vida y tener autodisciplina para poder trabajar pensando en el largo plazo.

No es fácil, pero debemos vivir nuestra vida de forma deliberada y proactiva para superar nuestro sesgo de presente. Tu vida no puede funcionar en modo predeterminado. Debes decidir conscientemente que vas a hacer las cosas importantes.

Cuadrante 3: Tareas no Importantes, pero Urgentes

Las tareas del cuadrante 3 son actividades que requieren nuestra atención inmediata (urgentes), pero que no nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos (no importantes).

Muchas tareas del cuadrante 3 implican la presencia (o, más bien, molestia) de otras personas, y suelen consistir en ayudarles a alcanzar sus objetivos y a cumplir sus prioridades.

Estos son sólo algunos ejemplos de actividades del cuadrante 3:

• Llamadas telefónicas de mierda
• Mensajes de texto irrelevantes
• La mayoría de los correos electrónicos (algunos pueden importantes, pero la mayoría no lo son)
• Un compañero de trabajo que se pasa por tu mesa mientras estás trabajando para pedirte un favor
• Tu novia contándote lo que le ha pasado en la pescadería
• Las notificaciones de las redes sociales
• Las ofertas en el supermercado

Son sólo algunos ejemplos, y pueden parecer estúpidos, pero es que, realmente, lo que cae en este cuadrante suelen ser cosas estúpidas. Por eso tiene tanto delito que las pongamos por delante de lo importante por el simple hecho de ser urgentes.

La mayoría de las personas dedican la mayor parte de su tiempo a las tareas de este cuadrante, mientras fingen que están trabajando en el Cuadrante 1.

Y la verdad es que las tareas de este cuadrante son seductoras, porque suelen ser tareas tangibles que se pueden completar y que te dan la satisfacción de tachar algo de tu lista de cosas pendientes. Pero la realidad es que son cosas poco importantes.

En general, las tareas del Cuadrante 3 son importantes para otras personas, pero no son esenciales para ti.

Estas tareas no son necesariamente malas, pero deben equilibrarse con las actividades del Cuadrante 2. De lo contrario, sentirás que estás logrando mucho en el día a día, pero al final te darás cuenta de que no estás avanzando hacia tus objetivos a largo plazo.

Y, como esto tiene que ver con terceras personas, si te ves en esa situación, acabarás cultivando la frustración y el resentimiento hacia esas otras personas.

Así que es peligroso.

Los hombres que trabajan en tareas urgentes, pero no importantes suelen tener el «síndrome del buen chico» y se ven impulsados a complacer a los demás, a expensas de su propia felicidad.

La solución a este problema es fácil: Sé más asertivo y di educadamente que ahora no puedes atender eso.

Por supuesto, algunas de estas cosas pueden ser importantes también para ti y no verlo en un primer momento. Por ejemplo, las llamadas telefónicas de tu madre o tus amigos o charlar con tu novia ayuda a trabajar y fortalecer esas relaciones, lo cual es importante en el largo plazo.

Tienes que saber identificar cuándo algo es importante o no lo es. Y, a veces, fallarás, y eso puede que moleste a tu novia, tu madre o tus amigos. En ese caso, pide disculpas como hacen las personas maduras.

Es mejor fallar y tener que disculparte porque estabas intentando centrarte en lo importante que no fallar nunca y ser siempre un esclavo de lo urgente.

Seguro que tu novia entiende perfectamente que eso que le ha pasado en la pescadería te lo puede contar por la noche mientras cenáis y que no es necesario interrumpirte mientras trabajas.

Aquí la clave es la asertividad y ser más capaz de decir que no.

Cuadrante 4: Tareas no Urgentes y no Importantes

Las actividades del cuadrante 4 no son ni urgentes ni importantes. Son, básicamente, distracciones inútiles.

He aquí algunos ejemplos de tareas no urgentes y no importantes:

• Ver la televisión
• Navegar por Internet sin sentido
• Pasar tiempo tontamente en las redes sociales
• Ir de compras

Si hiciéramos una auditoría de nuestro tiempo, creo que descubriríamos que la mayoría de nosotros pasa mucho tiempo en actividades del Cuadrante 4.

La mayoría de nosotros sentimos que perdemos el tiempo navegando por Internet y nos arrepentimos después.

¿No te ha pasado nunca? Porque a mí sí.

¡Cuidado! No hay que eliminar las actividades del Cuadrante 4 de la vida diaria. El cerebro necesita poder relajarse después de un largo y estresante día. Navegar por Internet o dar un paseo aleatorio sin pensar en nada y sin hacer nada puede ayudarte a recargar pilas.

Además, cuando estás desocupado, pasan cosas a tu alrededor y puedes aprovecharlas (de lo contrario, todo lo que pasa está dentro de tu plan, y eso limita las posibilidades, porque el universo es mucho más creativo que tú).

Quizá, paseando sin sentido, te cruzas con la mujer de tu vida. No lo sabes. Perder el tiempo está bien de vez en cuando.

Sin embargo, sí deberías limitar el tiempo que pasas con estas actividades.

Dedicar un 10-15% del tiempo a este cuadrante podría ser un buen objetivo.

Si estás por encima, deberías rebajarlo, porque te está quitando tiempo que podrías dedicar a conseguir tus objetivos.

Si estás por debajo, deberías subirlo, porque estás perdiendo la oportunidad de beneficiarte del azar (y de dar un descanso a tu cerebro).

Dedica más tiempo a las tareas importantes

En definitiva, la clave aquí está en pasar más tiempo abordando las tareas importantes. No tiene más misterio.

Ahora, si empiezas con la Matriz de Decisión de Eisenhower, probablemente tengas muchas cosas en el Cuadrante 1, porque has ido dejando pasar las del Cuadrante 2. Ocúpate de ellas.

Pero, una vez te ocupes de ellas y tengas ese Cuadrante 1 vacío, los tiempos que deberías dedicar a cada cuadrante deberían ser, más o menos, los siguientes:

1. Cuadrante 1: 10% al día. No necesitas más, porque, si cumples con el cuadrante 2, este cuadrante estará casi siempre vacío.
2. Cuadrante 2: 60% al día. La mayor parte de tu tiempo deberías pasarla en este cuadrante, porque es el que te hará feliz.
3. Cuadrante 3: 15% al día. No debes reducir este cuadrante a cero, porque ayudar a los demás es positivo, te ayuda a crear relaciones sociales fuertes y te puede ayudar a ti en el futuro. Pero debes aprender a decir que no y no dejar que este cuadrante se coma todo tu tiempo (porque es su naturaleza y tiende a ello).
4. Cuadrante 4: 15% al día. Como dijimos, es importante dejar tiempo sin hacer nada para que la mente descanse y permitas que sucedan cosas aleatorias a tu alrededor.

Por supuesto, puedes ordenar ligeramente estos tiempos para adaptarlos a tu caso particular. Pero esta es una buena medida. Debes dedicar, al menos, la mitad de tu tiempo a las tareas importantes.

App de la Matriz de Decisión de Eisenhower

Para terminar, te recomiendo que utilices alguna app que utilice el método de la Matriz de Decisión de Eisenhower para gestionar tus tareas.

La verdad es que tienes muchas. Yo, personalmente, recomiendo Trello, que no está especialmente pensada para ello, pero que puede adaptarse para que cumpla esta función.

Además, como es una aplicación mucho más amplia, te servirá para más cosas relacionadas con la optimización del tiempo y el ser más efectivo.

Como puedes ver, la Matriz de Decisión de Eisenhower es una forma fantástica de determinar qué es lo importante y qué no lo es y de diferenciar entre lo importante y lo urgente. Sin duda, deberías aplicarla en tu vida, en tus negocios y en tus estudios.